Cómo contabilizar una nómina
Un aspecto muy importante a tener en cuenta, por las empresas que utilizan empleados, es la forma correcta de contabilizar una nómina de un empleado.
Para que las nóminas estén bien contabilizadas, los certificados de nóminas entregados a los empleados deben coincidir con los sueldos y salarios contabilizados.
Cuentas utilizadas para saber cómo contabilizar una nómina
Principalmente existen varios grupos de cuentas que son utilizados para saber cómo contabilizar una nómina.
Cuentas contables de gastos
Para saber cómo contabilizar una nómina en primer lugar hay que tener en cuenta el subgrupo 64 del PGC, este subgrupo incluye los gastos de personal de una empresa. Dentro de este grupo nos podemos encontrar con las siguientes cuentas:
- Sueldos y salarios (640): expresa el sueldo bruto que reciben los trabajadores.
- Indemnizaciones (641): Cantidad que percibe un empleado cuando es despedido.
- Seguridad social a cargo de la empresa (642): Cantidad de dinero que debe pagar una empresa para poder mantener la seguridad social de los trabajadores.
- Otros gastos sociales (649): Gastos extra relacionados con el puesto de trabajo, como pueden ser los cursos de trabajo.
Cuentas contables de la Seguridad Social
Una empresa puede estar en dos posiciones con respecto a la Seguridad Social, o bien la empresa le tiene que pagar a la SS o la SS tiene que pagarle a la empresa.
Por ello encontramos dos cuentas que nos reflejan la situación anterior:
- Organismos de la Seguridad Social deudores (471): Cantidad de dinero que la seguridad social le debe a la empresa.
- Organismos de la Seguridad Social acreedores (476): Cantidad de dinero que la empresa tiene que abonar a la seguridad social.
Cuentas contables del subgrupo 46
Este subgrupo contiene las cuentas contables que se utilizan para exponer los gastos e ingresos derivados de la relación laboral entre empresa y trabajador.
- Anticipos de Remuneraciones (460): se da cuando se entrega una cantidad de dinero como un anticipo del sueldo.
- Remuneraciones pendientes de pago (465): se aplica esta cuenta cuando la nómina ha sido contabilizada pero no ha sido desembolsada.
Otras cuentas que intervienen
A parte de las cuentas nombradas anteriormente se suelen utilizar las siguientes:
- Hacienda Pública Acreedora por Retenciones Practicadas (4751): Cantidad que retiene la Seguridad Social como I.R.P.F y que ha de ser ingresada trimestralmente en Hacienda.
- Organismo de la Seguridad Social acreedora (476): Seguros presentados por la empresa.
¿Cuándo contabilizar una nómina?
Como las nóminas son gastos para la empresa se ha de aplicar el principio de prudencia y contabilizarse en el momento en que se devenguen.
El principio de devengo nos informa de que los ingresos y los gastos deben de registrarse en contabilidad cuando se producen, independientemente de cuán se produzca su pago.
En ocasiones los trabajadores piden un anticipo de sueldo por lo que se contabilizará el gasto anticipadamente a la nómina.
Ejemplo práctico de cómo contabilizar una nómina.
Datos:
Un trabajador tiene un salario bruto anual de 22.000 euros y unas retenciones del 14.19%.
| Debe | Haber | |
| Sueldos y Salarios (640) | 1833.33 | |
| SS a cargo de la empresa (642) | 550 | |
| Organismos SS acreedores (476) | 824.99 | |
| Hp Retenciones en nómina (4751) | 260.15 | |
| Remuneraciones pendientes de pago (465) | 1289.19 |
A la hora de realizar este asiento se han tenido varias cosas en cuenta. En primer lugar se ha tomado el 30% del salario bruto como valor para el cálculo de la seguridad social a cargo de la empresa.
En segundo lugar, la parte que paga el empleado como seguridad social es de 274.99, es decir, la diferencia entre lo que paga la empresa y lo que se le ha pagado en total a la seguridad social.
Por último, para calcular la retención de IRPF que se le hace al empleado se ha de utilizar una herramienta de cálculo que pone a nuestra disposición la agencia tributaria.
Contabilizar embargo de nómina
¿Qué es un embargo de nómina?
Un embargo de nómina se da cuando por el incumplimiento de sus deudas al trabajador tienen que quitarle parte de su sueldo para regularizarlas.
El embargo del sueldo de una empresa aparece reflejado en su nómina y suelen ser causa de procedimientos judiciales o de deudas con alguna entidad pública.
Cuando a la empresa se le informa de que tiene que embargar una parte del salario de un empleado, disminuye el salario del trabajador en la cantidad que le debe ser embargada.
Ha de ser la empresa la que ingrese al organismo competente la cantidad embargada para satisfacer la nómina.
La situación de embargo ha de ser comunicada siempre al trabajador y en el momento en que se haya satisfecho la deuda se le tiene que entregar al empleado un justificante de que se ha cumplido con la deuda.
El embargo de nómina en la contabilidad
Como la empresa está obligada a intervenir en el embargo de la nómina, esta debe ser contabilizada.
De esta forma el embargo se contabiliza como una deuda.
La principal duda que le puede pasar por la cabeza a alguien cuando tiene que contabilizar un embargo es la cuenta contable en la que tiene que contabilizarlo.
Cuenta contable del embargo
El plan general de contabilidad no expone con claridad en qué cuenta contable se tiene que incluir el embargo de nómina.
Así de esta forma cada contable actúa de la forma que le parece más conveniente y que se adapta mejor al entendimiento de la contabilidad.
Es por ello que, algunos lo meten en cuentas de grupo 4 o lo añaden a nuevas cuentas financieras del grupo 5.
Una cosa que se debe tener en cuenta es que una vez se devengue la nómina y la empresa realice la correspondiente retención del salario, es la propia empresa la que tiene responsabilidad frente a terceros.
De esto sacamos en claro que es un pasivo para la empresa que no debe tener carácter de tráfico comercial.
A continuación, expongo dos cuentas en las que se suele contabilidad el embargo de nóminas:
- Hacienda pública acreedora por conceptos fiscales (475): aunque el obligado al pago es el empleado, la hacienda pública considera que la empresa actúa como sustituto como hace con la retención del IRPF y con la seguridad social. Es por ello que quien lo entiende así mete el embargo en la cuenta 475.
- Remuneraciones pendientes de pago (465): si se entiende que la retención del embargo por la empresa no tiene carácter liberatorio para el trabajador se expondrá el embargo como una remuneración que aún no ha sido pagada al empleado.
En conclusión, la cuenta más utilizada para el embargo es la 475, ya que. los embargos de nóminas tienen que considerarse como «deudas con la administración pública».
De esta forma se crearán subcuentas específicas de la 475 para cada tipo de embargo.
Cantidad de la nómina que puede ser embargable
| Salario del trabajador | Porcentaje del salario embargable |
| Menor o igual al SMI | 0% |
| Exceso hasta el doble del SMI | 30% |
| Exceso hasta el triple del SMI | 50% |
| Exceso hasta el cuádruple del SMI | 60% |
| Exceso hasta el quíntuple del SMI | 75% |
| Cualquier cantidad que exceda del anterior tramo | 90% |
Ejemplo práctico de contabilización de embargo
Una empresa recibe un aviso de embargo de 200 euros a un trabajador cuyos datos de nómina son los siguientes:
Sueldo bruto: 2500
Retención: 500
Seguridad social: 350
Embargo: 200
| DEBE | HABER | |
| Sueldos y salarios (640) | 2500 | |
| Hp retenciones en nómina (4751) | 500 | |
| Organismos SS acreedores (476) | 350 | |
| Remuneraciones pendientes de pago (465) | 1450 | |
| Embargo de nómina (4759) | 200 |
¿Cómo se contabiliza un anticipo de nómina?
Concepto general
En numerosas ocasiones se da el caso en el que un empleado de la empresa pide un anticipo del salario para poder hacerse cargo de sus gastos mensuales.
Podemos definir anticipo como las retribuciones que se exigen por el trabajo ya realizado antes de la fecha que se tienen estipulada como cobro.
Una de las incógnitas que puede tener el trabajador a la hora de pedirlo es el derecho que tiene para hacerlo.
Pues bien, el pago adelantado de la nómina al trabajador no puede ser denegado por ninguna empresa.
En el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores viene expuesto el derecho que tienen los trabajadores por cuenta ajena para recibir le dinero de su trabajo ya realizado y que este no puede ser rechazado por la empresa.
En conclusión, el anticipo de nómina es un derecho que poseen todos los trabajadores.
Características del anticipo de nómina
- Los trabajadores no pueden exigir el adelanto de los días que no han trabajado. Por ejemplo, si estamos al día 20 del mes, no podremos exigir un adelanto de sueldo de hasta el día 30 o del mes siguiente. En estos casos la empresa se podría oponer al adelanto.
- El convenio colectivo expone los límites de los anticipos y los motivos por los que se pueden pedir los adelantos.
- Las empresas están obligas a pagar el anticipo de nóminas del mes en curso, pero no de las pagas extra.
Contabilización de los anticipos de nómina
Los anticipos no pueden considerarse como préstamos, por lo tanto, para el asiento se utilizará la cuenta de anticipo de remuneraciones (460), en sustitución de las cuentas de créditos a corto plazo al personal (544) o créditos a largo plazo al personal (254).
Asiento contable:
Datos del trabajador:
- Retribución bruta = 1.350 €
- S.S. a cargo de la empresa = 419,85 €
- S.S. a cargo del trabajador = 86,40 €
- I.R.P.F = 10%
- Retribución neta = 1.137,24 €
El empleado de la empresa solicita un anticipo de 300 euros el día 15 del mes.
El salario neto devengado por el trabajador a 15 de mes es el de 14 días: se multiplican 37,91 € de salario neto diarios por 14 días y sale de resultado 530,74 euros.
Luego el empleado puede pedir 530,74 euros de adelanto.
Asiento en el momento en el que se da el anticipo:
| Debe | Haber | |
| Anticipo de remuneraciones (460) | 300 | |
| Bancos (572) | 300 |
Asiento cuando se contabiliza su nómina mensual:
| Debe | Haber | |
| Sueldos y salarios (640) | 1.350 | |
| S.S a cargo de la empresa (642) | 419.85 | |
| Organismos de la S.S. acreedores (476) | 506.25 | |
| H.P. acreedor por retenciones practicadas (4751) | 123.36 | |
| Anticipos de remuneraciones (460) | 300 | |
| Bancos (572) | 837.24 |
¿Cómo contabilizar nómina con it?
Aspectos generales
En ocasiones se puede dar que uno de los empleados sufra algún percance que le provoque una incapacidad temporal y, por lo tanto, se tenga que coger la baja con la empresa.
Según la Ley General de la Seguridad Social, se tendrá consideración de incapacidad temporal en las siguientes situaciones:
- Las debidas a enfermedad común o profesional y accidente, sea o no de trabajo, mientras el trabajador reciba la asistencia sanitaria de la Seguridad Social y esté impedido para el trabajo, con una duración máxima de 365 días, prorrogables por otros 180 días cuando se presuma que durante ellos puede el trabajador ser dado de alta médica por curación.
- Los períodos de observación por enfermedad profesional en los que se prescriba la baja en el trabajo durante los mismos, con una duración máxima de 6 meses, prorrogables por otros cuando de estime necesario para el estudio y diagnóstico de la enfermedad.
Características
- La prestación económica que le corresponde al trabajador en una baja por Incapacidad Temporal la tiene que cubrir la Seguridad Social y en su caso la Mutua Colaboradora de la Seguridad Social.
- En circunstancias normales es la empresa quien sigue pagando al trabajador y luego es la Seguridad Social o la Mutua quien paga al empresario.
- En ocasiones se puede dar que sea la misma Seguridad Social o la Mutua quienes hagan el pago directo al trabajador.
- Se requieren 180 días cotizados durante los últimos 5 años para que el trabajador pueda beneficiarse del subsidio por Incapacidad Temporal.
Cuantía de la baja
La prestación por incapacidad temporal por enfermedad común o accidente no laboral para empleados se abonará en días naturales de la siguiente manes:
- Día 1 al 3 de baja, el 0% de la base reguladora
- Del día 4 al 15 de baja, el 60% de la base reguladora y será a cargo de la empresa
- Día 16 al 20 de baja, el 60% de la base reguladora, a cargo de la Seguridad Social
- Del día 21 en adelante, el 75% de la base regulador, a cargo de la Seguridad Social
Ejemplo práctico de una nómina con baja
La empresa X tiene un trabajador de baja por un accidente que ha tenido. Para contabilizar su nómina tiene que pagarle lo que le corresponde y después la empresa se lo deducirá de las cotizaciones a pagar a la Seguridad Social.
Salario bruto = 1.600€
Cuota patronal a la Seguridad Social = 512€
Cuota de la Seguridad Social a cargo del trabajador = 96€
Retención del IRPF = 320€
Importe a anotar en la cuenta 471 = 1600-512-96 = 992
| Debe | Haber | |
| Organismos de la Seguridad Social deudores (471) | 992 | |
| Seguridad social a cargo de la empresa (642) | 512 | |
| H.P. Acreedora por retenciones practicadas (4751) | 320 | |
| Bancos (572) | 1184 |
Contabilizar seguros sociales en nómina
Cuentas de la Seguridad Social
Una empresa se puede encontrar en dos posiciones contrarias con respecto a la Seguridad Social.
O bien puede ser deudor de la misma o bien puede ser acreedor esta si es la Seguridad Social la que le debe dinero a la empresa.
De esta forma podemos encontrar dos cuentas para contabilizarlas:
- Organismos de la Seguridad Social deudores (471): Cuenta de activo utilizada para contabilizar el dinero que le debe la Seguridad Social a la empresa,
- Organismos de la Seguridad Social acreedores (476): Cuenta de pasivo utilizada para contabilizar el dinero que le debe una empresa a la Seguridad Social.
Por otro lado, nos encontramos con la cuenta Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas (4751).
En esta cuenta se registra el dinero que debe la empresa a la Seguridad Social por las retenciones practicadas a los trabajadores en su nómina.
Trimestralmente las empresas tienen que presentar las retenciones e ingresos a cuenta.
Ahí quedan reflejadas las retenciones practicadas por las empresas a sus respectivos trabajadores.
Asiento tipo de nómina con Seguridad Social
| Debe | Haber | |
| Sueldos y salarios (640) | a | Organismos S.S. acreedora (476) |
| S.S. a cargo de la empresa (642) | H.P acreedora por retenciones practicadas (4751) | |
| Remuneraciones ptes pago (465) | ||
| Tesorería (570) |
Contabilizar nómina de autónomo
Para contabilizar la nómina de un trabajador autónomo que trabaja para una empresa, trabajador autónomo económicamente dependiente, se ha de tener en cuenta que la cuota de autónomos corre a cargo del trabajador.
Por otro lado, se tendrán en cuenta retenciones practicadas en concepto de servicios profesionales.
Por lo tanto teniendo en cuenta que la cuota de autónomos es de 280 euros, que las retenciones practicadas son del 20% y que el trabajador cobra 2000 euros se procede a realizar el asiento correspondiente.
| Debe | Haber | |
| Sueldos y salarios (640) | 2.000 | |
| Organismos Seguridad Social Acreedores (476) | 280 | |
| H.P. Acreedora por retenciones practicadas (4751) | 400 | |
| Remuneraciones pendientes de pago (465) o Bancos (572) | 1.320 |
Contabilizar seguro convenio en nómina
Definición
En algunos tipos de trabajo el convenio colectivo les exige a las empresas que costeen un seguro para cubrir los posibles accidentes laborales que pueda tener el empleado.
Siendo el tomador del seguro, quien se hace cargo del pago, la empresa y siendo los trabajadores las personas a las que se les asegura. El carácter obligatorio de este seguro recae sobre lo expuesto en los convenios colectivos.
Hasta ahora hemos supuesto dos cuentas de gastos para contabilizar una nómina: Sueldos y salarios (640) y Seguridad social a cargo de la empresa (642).
Pero en ningún caso hemos tenido en cuenta el seguro de accidentes obligatorio por convenio colectivo. En este caso, estos gastos los incluiremos en la cuenta Otros gastos social (649).
El seguro de convenio se tiene en cuenta como una retribución en especie que debe ir dentro de la nómina para así calcular de forma correcta el salario base de la indemnización por despido.
Ejemplo contable
En primer lugar, se ha de contabilizar un gasto a la cuenta Otros gastos sociales (649) por el valor de lo pagado a la aseguradora en concepto de seguros según convenio.
| Debe | Haber | |
| Otros gastos sociales (649) | aaa | |
| Bancos (572) | aaa |
En segundo lugar, al tratarse de salario en especia se ha de contabilizar como tal. Así que aparte de contabilizar los sueldos y salarios hay que tener en cuenta la retribución en especie.
Para ello, se contabilizarán los seguros como una subcuenta de los Sueldos y salarios (640) y se quedará como Seguro de accidentes por convenio (6401).
Por el lado del haber se ha exponer una cuenta para compensar la anotación a la 649 de gastos que hemos expuesto anteriormente. Así que se pondrá en el haber la cuenta Ingresos por servicios al personal (755).
| Debe | Haber | |
| Sueldos y salarios (640) | aaa | |
| Seguro de accidentes por convenio (4701) | aaa | |
| H.P. Acreedora por retenciones practicadas (4751) | aaa | |
| Organismos de la seguridad Social Acreedores (476) | aaa | |
| Remuneraciones pendientes de pago (465) o Bancos (572) | aaa | |
| Ingresos por servicios al personal (755) | aaa |
Contabilizar nómina con retribución en especie
Definición
Normalmente se le paga a los empleados con dinero corriente, pero puede darse la situación en la que se ha acordado la con la empresa pagos en especie como medio para motivar a los trabajadores.
Podemos definir las retribuciones en especie como las entregas al trabajador de bienes o servicios de manera gratuita o a precios reducidos.
Las empresas están obligadas a realizar ingresos a cuenta de las retribuciones en especie, ya que, están sujetas al IRPF.
Contablemente se pueden incluir las retribuciones en especie como una subcuenta de Sueldos y salarios (640) o como otra cuenta del subgrupo 64.
Ejemplos de retribuciones en especie
Como regla general, la empresa ha de contabilizar como gasto la retribución en especie cuando la conozca.
| Debe | Haber | |
| Gasto corriente | aaa | |
| Bancos (572) | aaa |
Cuando se contabilice la nómina se ha crear una subcuenta de sueldos y salarios correspondiente a la retribución en especie: Sueldos y salarios por retribución en especie (6401).
Además, para evitar la duplicidad de cuentas se tiene que contabilizar un ingreso que compense la cuenta 649 que se ha contabilizado anteriormente. Para ello se utiliza la cuenta Ingresos por servicios al personal (755).
| Debe | Haber | |
| Sueldos y salarios (640) | aaa | |
| Sueldos y salarios (retribuciones en especie) (6401) | aaa | |
| H.P. Acreedora por retenciones (4751) | aaa | |
| Organismos de la seguridad social acreedores (476) | aaa | |
| Bancos (572) | aaa | |
| Ingresos por servicios al personal (755) | aaa |
Por otro lado, existen casos en los que no hace falta contabilizar el gasto inicial y por lo tanto no se debe utilizar una cuenta para evitar la duplicidad.
Esto se da en los casos que la retribución en especie sea un servicio y se exponen a continuación:
- Utilización de la vivienda
- Entrega de vehículo
- Uso de vehículo
- Préstamos
- Contribuciones de la empresa a planes de pensiones
