¿Qué es la legalización de libros en el Registro Mercantil?
La legalización de los libros en el Registro Mercantil consiste en la presentación de las anotaciones contables de la empresa en el Registro Mercantil para que esta no se vea modificada. una vez que se ha cerrado el ejercicio contable.
Antiguamente, cuando se hacía de manera física, para comprobar que no se modificaban los libros contables, se sellaban todas las páginas del libro.
Posteriormente con la llegada de los ordenadores se hacían las anotaciones contables informáticamente y se imprimía para llevarlo al Registro Mercantil. Actualmente no se hace falta ni presentarlo físicamente, ya que, se hace todo telemáticamente.
¿Quién debe hacer la legalización de libros en el Registro Mercantil?
Las siguientes personas deberán legalizar los libros:
- Los empresarios individuales que realizan actividades empresariales sujetas al IRPF en régimen de estimación directa.
- Todas las sociedades mercantiles inscritas en el Registro Mercantil.
Libros que han de legalizarse
Todos los empresarios deberán presentar obligatoriamente un libro de inventarios, el libro de las Cuenta Anuales y un libro Diario de la contabilidad.
Por otro lado, deberán presentar el libro de actas de las Juntas generales y el de los órganos colegiados de la sociedad.
Además, las sociedades anónimas deberán presentar, aparte de los nombrados anteriormente, el libro de Registro de Acciones Nominativas. Las sociedades limitadas no llevan el libro de Registro de Acciones Nominativas, sino que han de presentar el libro Registro de Socios.
Por último, las sociedades unipersonales tienen que llevar el libro Registro de Contratos.
A continuación, se exponen de forma resumida los libros obligatorios:
- Libro Diario
- El libro de Inventarios y Cuentas anuales: Comprende el Balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, estado de flujos de efectivo y estado de cambios del patrimonio neto.
- Libro de Actas de las juntas: aprobación de las cuentas anuales por parte de la Junta General.
- El libro de Registro de accionistas: listado de accionistas de la sociedad.
- Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
- Libros auxiliares.
Presentación y plazo
Todos los libros que deben presentar los empresarios han de ser cumplimentados en soporte electrónico y presentados de manera telemática en el Registro Mercantil en los 4 meses posteriores al cierre del ejercicio de manera telemática.
A partir del 29 de septiembre del 2013, se impide la legalización de libros en blancos para su posterior utilización. Tampoco se de la posibilidad la legalización de los libros en soporte de papel o en cualquier otra forma que no sea telemática.
Problemática si se pasa el plazo de presentación
Causas principales para no legalizar los libros contables en plazo:
- No haber terminado de elaborar la contabilidad de la empresa por la falta de algún apunte contable concreto. En ocasiones el plazo que se da para la elaboración no es suficiente.
- No saber si lo que se va a presentar está de forma correcta.
- La empresa prefiere esperar al depósito de cuentas para que los libros y las cuentas anuales no presenten saldos diferentes.
La legalización de los libros contables fuera de plazo no supone ningún tipo de sanción ni por parte del Registro Mercantil ni por parte del ámbito fiscal.
En todo caso, el Registrador hará constar el retraso en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones
